Hoje em dia todo comércio possui um sistema. Muitos utilizam esses softwares para melhorar seus processos, outros, apenas para cumprir obrigações legais, como emissão de nota fiscal por exemplo. Fato é que, em qualquer caso, manter o cadastro dos produtos atualizado é sempre um desafio. Mas você realmente sabe porque é tão importante manter seu cadastro atualizado?
Conhecer o valor real do seu faturamento
Para saber seu faturamento basta subtrair o custo do produto do preço de venda. É uma das contas mais simples e recorrentes do dia a dia de um comerciante, porém muitas lojas não mantém o valor de custo atualizado corretamente e, com isso, não conseguem obter o valor real de faturamento. Além disso, ter o custo atual dos produtos te permite prever qual será o valor das futuras compras com o fornecedor, possibilitando inclusive que sejam feitas alterações nas margens para não se descapitalizar.
Declarar e recolher corretamente os tributos
Esse é outro motivo super importante para manter o cadastro atualizado. Emitir notas fiscais sem indicar os tributos, ou preencher códigos errados, pode gerar multas por parte do fisco. Por isso, conte sempre com a ajuda de seu contador para revisar as NFes e verificar se os impostos estão sendo declarados de forma correta para cada produto. Muitos sistemas tem recursos para ajudar a manter os cadastros atualizados, inclusive usando as notas emitidas pelo seu fornecedor.
Calcular o custo médio do estoque
Quando você faz uma nova compra para reabastecer o estoque e o valor atual do produto não é o mesmo pago da última vez, qual o custo real de cada item? Para saber exatamente quanto se pagou, é importante realizar a conta do custo médio. Abordaremos esse tópico em um post futuro. Por hora, vale destacar aqui que conhecer a informação de custo é importante para chegar ao custo médio do estoque e o custo real de cada item.
Desative os produtos que não serão mais vendidos
Outro passo importante, focando principalmente na organização, é desativar (inativar) produtos com os quais você já não trabalha. Isso mantem as informações organizadas e evita perder tempo com atualizações desnecessárias, ou erros, como por exemplo comprar por engano um produto que a loja não vende mais.
Relatórios exibindo dados corretos
Por fim, muitos sistemas apresentam relatórios sobre produtos, compras, vendas, tributação, faturamento, entre outros. Não há como um relatório apresentar dados relevantes se os cadastros não foram feitos corretamente, pois os dados, nesse caso, não representam a realidade e não podem ser usados como base para que o gestor tome decisões importantes.
Conclusão
Depois desses exemplos fica fácil entender por que o cadastro correto é tão importante. Para te ajudar, conte sempre com um sistema que possui ferramentas para facilitar o cadastro e as atualizações das informações. Conheça o Revolution 2.0, um sistema para vendas que facilita a organização, administração e todos os cadastros.